- Khi người viết muốn đề đạt nguyện vọng lên cấp trên hoặc người có thẩm quyền giải quyết.

- Khi người viết muốn chuyển thông tin từ cấp dưới lên.

- Khi người viết muốn truyền đạt thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc thông tin cho quần chúng rộng rãi đều biết.

- Khi người viết muốn kí kết hợp đồng với đối tác.