- Khi cần phải trình bày về tình hình, sự việc và các kết quả làm được của một cá nhân hay tập thể.

- Khi cần trình bày để cấp trên hay một tổ chức nào đó hiểu đúng bản chất sự việc.

- Khi cần truyền đạt những nội dung và yêu câu nào đó từ cấp trên có thẩm quyền xuống cấp dưới.

- Khi muốn tham gia vào một tổ chức nào đó.